Elektronisches Fahrtenbuch datenschutzkonform einsetzen
Mit der Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs entsteht automatisch eine Datenmenge, die gespeichert und aufbereitet wird. Der Datenschutz ist somit auch in der Fahrtenbuch-Branche ein wichtiges Thema, über das ihr euch vor dem Erwerb informieren solltet.
Elektronisches Fahrtenbuch: Wichtige Kriterien in der Übersicht
Wenn ein elektronisches Fahrtenbuch eingesetzt werden soll, sind folgende Kriterien bei der Auswahl zu beachten:
• Ist die eingesetzte Technik manipulationssicher?
• Wird diese Technik auch vom Finanzamt anerkannt und ist damit rechtssicher?
• Werden Fahrten automatisch aufgezeichnet, sobald sich das Fahrzeug in Bewegung setzt?
• Sind Korrekturen aufgezeichneter Fahrten auf einen Zeitraum von 7 Tagen beschränkt?
• Ist bei Privatfahrten der Datenschutz gewährleistet (z. B. anonymisierte Aufzeichnung oder Ausschaltung der Ortungsfunktion) bzw. kann auch während einer Fahrt zwischen Privat- und dienstlicher Strecke unterschieden werden?
Bei der Wahl eines elektronischen Fahrtenbuches ist es ratsam eine Variante zu wählen, die die Möglichkeit bietet ohne GPS zu fahren. Dennoch bleibt dann zu beachten, dass man im Fahrtenbuch zwar nicht angeben muss wohin eine Privatfahrt geht, die anderen Eckdaten, wie der Kilometerstand, müssen jedoch trotzdem eingetragen werden. Nur so wird ein regelkonformes Fahrtenbuch gewährleistet.
GPS Tracking darf nur auf Wunsch erfolgen
In Deutschland finden sich die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zum elektronischen Fahrtenbuch in der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und im neuen BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Personenbezogene Daten von Arbeitnehmern dürfen hiernach nur in begrenztem Umfang erhoben und verarbeitet werden.
Durch GPS ist es möglich, den Aufenthaltsort von Mitarbeitern in ihren Fahrzeugen permanent zu überwachen. Eine solche Überwachung kann auf die Mitarbeiter einen enormen psychischen Druck ausüben.
Wichtigster Punkt in Sachen Datenschutz beim elektronischen Fahrtenbuch ist die freiwillige schriftliche Einwilligung des jeweiligen Angestellten. Gibt der Mitarbeiter sein Einverständnis, darfst du bestimmte Informationen zur Dokumentation der Fahrten im Dienstauto erheben. Dazu gehören Wegzeiten, Fahrzeugführer und natürlich die gewählten Routen. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss unter anderem zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Wenn ihr einen Betriebsrat habt, muss mit diesem eine Betriebsvereinbarung zur GPS-Überwachung getroffen werden. Inhalt dieser Vereinbarung sollten vor allem datenschutzrechtliche Aspekte wie z.B. Aussagen zur Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Auswertung der erhobenen Daten sein.
Anerkennung durch Finanzbehörden
Ein Problemfeld bei den elektronischen Fahrtenbüchern ist die Manipulationssicherheit der Daten. Zurzeit wird von den Finanzbehörden die technische Gewährleistung verlangt, dass eine nachträgliche Änderung der Daten im Fahrtenbuch ausgeschlossen ist bzw. dokumentiert wird. Anderenfalls werden die angegebenen Daten von der Finanzbehörde nicht anerkannt.
Apropos Finanzamt: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zwingend diese Anforderungen erfüllen, damit es die Behörde akzeptiert:
• Jede Fahrt muss mit Datum, Abfahrtsort, Ziel und Zweck eingetragen sein.
• Die Fahrten müssen vollständig aufgezeichnet sein.
• Die Dokumentation muss zeitgerecht und fortlaufend erfolgen, das heißt, Einträge im Nachhinein sind nicht erlaubt.
• Das Fahrtenbuch muss eine geschlossene Form aufweisen – entweder auf Papier oder in der digitalen Fassung.
Wichtig für die Versteuerung des Firmenwagens ist hier, dass auch alles rund um das Fahrtenbuch und die Fahrtkostenerstattung 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.
Verschlüsselung
Es ist möglich, die von einem On-Board-Diagnose (OBD) Fahrtenbuchstecker protokollierten Informationen anonymisiert an ein Rechenzentrum zu übermitteln. Dies sollte nach einem SSL-Verschlüsselungssystem erfolgen. Man sollte dabei jedoch darauf achten, dass die Daten sicher gespeichert werden. Ein Beispiel einer solchen Aufbewahrung von Daten wäre eine Cloud-Lösung, bei der die Verwaltung und Speicherung aller Kundendaten auf verschlüsselten Servern erfolgt. Das bedeutet, dass Fahrtenbuchdaten vor fremdem Zugriff durch Einhaltung höherer IT-Sicherheitsstandards geschützt sein sollten. Durch diese Cloud-Lösung können die Daten durch regelmäßige Speicherung in einem verschlüsselten Back-Up nicht verloren gehen. Praktisch daran ist zudem, dass man die Möglichkeit hat, die Daten jederzeit anzusehen oder wiederherzustellen.
Fazit zum datenschutzkonformen Einsatz des elektronischen Fahrtenbuchs
Der Datenschutz sollte dir beim Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs wichtig sein. Ob du für ein digitales Fahrtenbuch auf eine kostenlose App setzt oder für das elektronische Fahrtenbuch keine Kosten scheust, solltest du davon abhängig machen, auf welche Daten es dir ankommt und wer möglicherweise darauf Zugriff hat.