Datenschutz im Homeoffice: Tipps zur Umsetzung

Vor der Corona-Krise diente das Homeoffice nur wenigen Mitarbeitenden als Alternative zum konventionellen Büro – man achtete auf die Work-Life-Balance. Das hat sich gewandelt: Mittlerweile ist das Homeoffice fester Bestandteil des Arbeitsalltags vieler Menschen und auch im Jahr 2022 wird es Dauerthema bleiben. Mit diesem Wandel in der Arbeitswelt sind auch neue Fragen aufgetaucht: Wie gelingt es, Datenschutz im Homeoffice zu wahren? Welche Risiken entstehen und wie kann man ihnen begegnen? Wir klären eben diese brennenden Fragen zu datenschutzrechtlichen Aspekten im Homeoffice und geben Ihnen darüber hinaus konkrete Tipps zur Umsetzung.

Homeoffice: Veränderter Arbeitsalltag

Um der fortschreitenden Ausbreitung des Coronavirus nicht noch mehr Raum zu geben, war es für viele Unternehmen in den vergangenen zwei Jahren wichtig, ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice zu schicken. Zahlen belegen das gigantische Ausmaß dessen, wie sich die Arbeitswelt innerhalb der Corona-Krise gewandelt hat: Der Branchenverband Bitkom geht von 10,5 Millionen Berufstätigen aus, die ausschließlich im Homeoffice tätig sind, weitere 8,3 Millionen Berufstätige arbeiten teilweise vom Homeoffice. Heißt: 45 Prozent aller Berufstätigen sind ganz oder teilweise im Homeoffice; jede zweite erwerbstätige Person muss sich mit dem Thema Homeoffice intensiver auseinandersetzen.

Dabei liegen die Vorteile dieser Telearbeit auf der Hand: Arbeitswege für Arbeitnehmende entfallen. Das führt zu Zeit- und Kostenersparnissen, außerdem sparen Mitarbeitende Nerven, die ihnen sonst im morgendlichen Stau geraubt wurden. Der Arbeitstag startet also schon mal zufriedener und entspannter. In der Folge sind Mitarbeitende produktiver. Sind Mitarbeitende mit Firmenwagen ausgestattet, sinken auch die monatlichen Kosten fürs Unternehmen deutlich.

Nicht vergessen werden dürfen jedoch die Pflichten, die das Homeoffice eben auch mit sich bringt – beispielsweise die Wahrung datenschutzrechtlicher Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Grundlagen des Datenschutzes im Homeoffice

Jobs, die ganz oder teilweise vom Homeoffice aus erledigt werden können, sind äußerst gefragt – doch lässt sich nicht jede Tätigkeit vom Homeoffice ausführen. Vertrieb und Verkauf, Jobs in der IT oder kreative Berufe haben beste Chancen, auch vom heimischen Büro aus erledigt werden zu können. Egal, um welchen Job es geht, aus welcher Branche das Unternehmen kommt oder wie groß es ist, eines gilt für alle: Arbeitgebende sind und bleiben dafür verantwortlich, den Datenschutz gemäß DSGVO durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu wahren – auch wenn Mitarbeitenden die Telearbeit im Homeoffice ermöglicht wird.

Wenn Sie als Arbeitgeber:in oder Mitarbeiter:in an Datenschutz im Homeoffice denken, kann Ihr erstes Ziel nur sein, die Sicherheit von personenbezogenen Daten zu gewährleisten, wie es Art. 32 DSGVO fordert. Um dem gerecht zu werden, sind alle erforderlichen und verhältnismäßigen Maßnahmen zu ergreifen. Hilfreich ist es, sich dafür die klassischen Schutzziele der IT vor Augen zu halten: Personenbezogene Daten dürfen auch im Homeoffice weder abhandenkommen (Schutzziel: Verfügbarkeit) noch verfälscht (Integrität) oder von Unbefugten eingesehen bzw. verarbeitet werden (Vertraulichkeit).

Werden entsprechende Maßnahmen nicht ergriffen, so birgt das Homeoffice zahlreiche Gefahren – zu nennen sind beispielhaft:

• Informationen könnten ausgespäht werden,
• sensible Daten könnten der Wirtschaftsspionage zum Opfer fallen,
• Informationen könnten manipuliert werden,
• Eindringlinge könnten auf die IT-Systeme zugreifen,
• Daten könnten verlorengehen oder
• Unbefugte könnten Zugriff auf Personal-, Kunden- oder andere Daten wie Geschäftsgeheimnisse erhalten.

All diese Beispiele sind nicht aus der Luft gegriffen, sondern reale Risiken, denen Sie begegnen müssen. Andernfalls sind Schäden und Datenschutzvorfälle fast schon vorprogrammiert.

Datenschutz im Homeoffice: Tipps zur Umsetzung

Um diese Risiken abdämmen zu können und teure Datenschutzvorfälle zu vermeiden, ist es sinnvoll, IT-Sicherheit und Datenschutz als Hand in Hand gehend zu betrachten: Nur in Kombination funktioniert es. Neben der Technik ist dabei vor allem ein Risikofaktor zu nennen: Der Mensch. Sind Ihnen alle Risiko- und Sicherheitsfaktoren bewusst, gilt es, Konzepte und Maßnahmen zu entwickeln, mit denen der Datenschutz in Ihrer Organisation gewährleistet wird.

Ihre Konzepte und Maßnahmen werden dann zu einer Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinie ausgearbeitet. Diese Richtlinie muss für alle Mitarbeitenden stets verfügbar sein, sodass diese die Richtlinie als Orientierungshilfe im Alltag einsetzen können. Welche Maßnahmen technischer oder organisatorischer Natur Sie konkret anwenden, hängt sehr von Ihrer Organisation ab. Einige Maßnahmen kann jedes Unternehmen umsetzen, um den Datenschutz im Homeoffice zu wahren:

• Sensibilisieren: Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden schulen. Gefahren lassen sich nämlich nur dann erkennen, wenn man ein grundlegendes Verständnis von IT-Risiken und Datenschutz hat. Je geschulter Ihre Mitarbeitenden sind, umso schwerer machen Sie es Cyberkriminellen. Die Mitarbeitersensibilisierung sollte ganz oben auf der Agenda stehen. Dokumentieren Sie Awareness-Schulungen als Nachweis dafür, den Datenschutz in Ihrer Organisation umzusetzen.
• Ausstattung: Statten Sie die Homeoffices Ihrer Mitarbeitenden gut aus, sodass diese keine Privatgeräte verwenden können und müssen. Zu dieser Ausstattung sollte nicht nur die Hardware gehören, sondern auch die Software: Mitarbeitende benötigen die Sicherheitslizenz der Antiviren-Suite, sichere Zugänge ins Firmennetzwerk und eine Firewall, um externe Zugriffe einzuschränken.
• Speicher: Halten Sie Mitarbeitende in Ihrer Richtlinie dazu an, Daten nicht lokal abzulegen, sondern auf dem Server zu speichern. Serverzugänge müssen sicher gestaltet werden und mittels Zugriffs- und Rechtemanagement so verwaltet, dass alle Mitarbeitenden nur auf jene Inhalte zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.
• Autorisierung: In Ihre Richtlinie gehört auch das Thema Autorisierung: Ausschließlich Mitarbeitende dürfen die Firmenausstattung im Homeoffice nutzen; die Nutzung des Notebooks beispielsweise durch nicht autorisierte Personen muss ausgeschlossen werden.

Überlegen Sie sich konkret, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Sie zum Schutz von personenbezogenen Daten vornehmen können. So sollten Zugriffe ins Firmennetzwerk nur via VPN, Datenübertragungen ausschließlich verschlüsselt erfolgen. Eine Richtlinie zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Homeoffice unterstützt Mitarbeitende als Orientierungshilfe.

Durch die Schulung Ihrer Mitarbeitenden sollte diesen bewusstgeworden sein, dass sie selbst eine große Rolle für den Datenschutz im Homeoffice spielen. So richten sich Mitarbeitende idealerweise einen geeigneten Arbeitsplatz ein, an dem es sich gut, aber datenschutzrechtlich sicher arbeiten lässt. Ein Negativbeispiel dafür wäre ein zum Fenster gedrehter Monitor, dessen Inhalt jeder, der vorbeigeht, sehen kann. So müssen einige Handlungen für Mitarbeitende zur Selbstverständlichkeit werden: Eine hohe Passwortsicherheit oder die obligatorische Bildschirmsperre beim Verlassen des Arbeitsplatzes gehören dazu.

Ihre Mitarbeitenden müssen auch wissen, was sie im Falle eines Datenschutzvorfalls tun sollen – auch diese Information ist also Bestandteil der Richtlinie. Bei Datenschutzvorfällen ist der oder die betriebliche Datenschutzbeauftragte richtige:r Ansprechpartner:in – ebenso bei Fragen rund um den Datenschutz im Homeoffice.

Datenschutz im Homeoffice nicht außer Acht lassen

Die Zahlen zeigen es: Das Homeoffice ist für viele Erwerbstätige zum Standard geworden – und das ist auch sinnvoll, denn viele Vorteile gehen mit der Telearbeit einher. Dabei gilt es jedoch, sich der rechtlichen Ansprüche bewusst zu sein: Überprüfen Sie regelmäßig und fortlaufend, ob bezüglich des Datenschutzes im Homeoffice weitere Schutzmaßnahmen notwendig und/ oder möglich sind. Bei Thema Datenschutz im Homeoffice sind alle gefragt: Arbeitgebende als verantwortliche Stellen sowie jede:r einzelne Mitarbeiter:in verinnerlichen das Thema Datenschutz idealerweise und können somit für einen bestmöglichen Schutz sorgen.